山东省重大行政决策档案管理办法

第一条 为了加强重大行政决策档案管理工作，确保重大行政决策档案完整收集、规范管理，推进科学、民主、依法决策，根据《中华人民共和国档案法》《重大行政决策程序暂行条例》《山东省重大行政决策程序规定》等法律、法规、规章规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于本省行政区域内县级以上人民政府(以下统称决策机关)重大行政决策事项档案材料收集、整理归档和相关管理工作。

第三条 本办法所称重大行政决策事项(以下简称决策事项)，是指《重大行政决策程序暂行条例》第三条和《山东省重大行政决策程序规定》第三条所列的事项。具体决策事项根据决策机关年度重大行政决策事项目录确定。

本办法所称重大行政决策档案，是指决策机关在重大行政决策活动过程中，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 重大行政决策档案管理工作应当遵循客观真实、全面完整、安全及时的原则。

第五条 决策有关单位应当对决策启动、公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定、决策执行和调整等重大行政决策全过程进行客观记录，按规定将重大行政决策文件材料归档保存。

第六条 决策承办单位负责重大行政决策全过程文件材料的统一收集、集中管理和归档；涉及两个以上承办单位的，由牵头单位统一归档。

司法行政部门负责重大行政决策合法性审查阶段文件材料的归档和档案管理等工作。

政府办公厅(室)负责重大行政决策集体讨论决定阶段文件材料的归档和档案管理等工作。

第七条 决策启动阶段应当将下列材料收集归档：

(一)决策事项建议；

(二)研究论证情况；

(三)决策草案及说明；

(四)有关法律、法规、规章和政策依据。

第八条 决策事项公众参与阶段应当将下列材料收集归档：

(一)书面征求意见情况，包括征求意见的函、被征求意见单位的回复意见、意见采纳反馈材料等；

(二)向社会公开征求意见情况，包括征求意见公告、社会公众意见研究采纳情况等；

(三)以座谈会、论证会形式听取意见的，包括会议通知、签到表、会议记录等；

(四)举行听证会的，包括听证公告、听证参加人员名单公告、听证通知书、听证会笔录、听证报告等；

(五)以实地走访、问卷调查、民意调查等方式听取意见的材料；

(六)与企业生产经营活动密切相关的，听取企业和行业协会商会意见的材料。

依法不履行公众参与程序的，决策承办单位应当将相关情况说明材料归档。

第九条 决策事项专家论证阶段应当将下列材料收集归档：

(一)专家参与决策草案论证的会议通知、签到表、委托专业机构论证的委托书等；

(二)专家、专业机构出具的书面论证意见；

(三)专家论证意见的研究采纳情况。

依法不履行专家论证程序的，决策承办单位应当将相关情况说明材料归档。

第十条 决策事项风险评估阶段应当将下列材料收集归档：

(一)风险评估工作方案、委托第三方机构进行风险评估的委托书；

(二)开展舆情跟踪、抽样调查、会商分析或者召开座谈会、实地走访等风险评估活动的相关材料；

(三)有关部门和专家对决策实施的风险进行综合分析研究的材料；

(四)风险评估报告。

依法不履行风险评估程序的，决策承办单位应当将相关情况说明材料归档。

第十一条 决策事项合法性审查阶段应当将下列材料收集归档：

(一)送审申请书；

(二)决策草案及起草说明；

(三)有关法律、法规、规章和政策依据目录及文本；

(四)部门会签意见；

(五)合法性初审意见书；

(六)按规定进行公平竞争审查、贸易政策合规审查材料；

(七)决策承办单位集体研究会议纪要；

(八)法律顾问、公职律师出具的法律意见；

(九)司法行政部门出具的合法性审查意见。

第十二条 决策事项集体讨论决定阶段应当将下列材料收集归档：

(一)提请讨论决策草案的请示及相关材料；

(二)会议记录；

(三)会议纪要。

第十三条 重大行政决策出台前按规定向同级党委请示报告，或者提请本级人民代表大会及其常务委员会批准、审议，或者报上级人民政府批准的，决策承办单位应当将履行报批手续的书面材料、会议纪要、决策修改稿等文件材料收集归档。

第十四条 决策事项公布阶段应当将下列材料收集归档：

(一)正式公布的文本；

(二)决策事项解读材料；

(三)相关的政府公报、政府网站截图等。

第十五条 决策执行和调整阶段应当将下列材料收集归档：

(一)决策工作任务和责任分解材料；

(二)决策执行情况报告；

(三)决策执行单位提出的停止执行、中止执行、修改决策的建议，以及决策机关对建议的审议决定情况；

(四)公民、法人和其他组织对重大行政决策及其实施存在问题的意见建议，以及相关单位处理情况；

(五)决策后评估的相关材料；

(六)决策执行监督检查材料。

第十六条 决策有关单位应当健全完善档案管理制度，对重大行政决策档案实行一事一卷整理或者专题管理，严格审查归档文件材料质量，确保决策档案真实、完整、准确、系统。

采用办公自动化或者其他业务系统办理决策事项的，应当按照来源可靠、程序规范、要素合规的要求，形成电子档案，即办即归或者定期归档。

第十七条 重大行政决策档案材料应当齐全完整、签署完备，按内在联系、重要程度、时间顺序等科学排序，按照《归档文件整理规则》(DA/T 22)等要求编排整理。

重大行政决策档案的归档要求及管理工作，按照国家和省有关档案管理规定执行。

第十八条 司法行政部门、政府办公厅(室)应当分别将合法性审查阶段、集体讨论决定阶段文件材料，在形成之日起30日内，向决策承办单位移送副本。

决策承办单位应当在重大行政决策公布后60日内将涉及程序履行的文件材料整理归档，形成实体卷宗和电子档案；对重大行政决策执行和调整阶段有关的文件材料应当及时归档。

第十九条 档案主管部门会同司法行政部门，对决策承办单位重大行政决策文件材料归档和档案管理工作进行指导和监督。

第二十条 单位或者个人在重大行政决策档案管理过程中违反规定的，由档案主管部门等部门依法依规进行处理。

第二十一条 县级以上人民政府部门和乡级人民政府重大行政决策档案管理参照本办法执行。

第二十二条 本办法自2024年1月1日起施行。