论公证审查与公证核实
泰安市岱宗公证处 王辰
【内容摘要】公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。民事公证涉及社会、家庭的各个角落，其核心是通过对一系列证据和事实的认定来确定当事人的某种权利或者资格。公证人员在办理公证过程中如何做到事实清楚，法律关系明确，关键在于做好认真细致的审查与核实。民事公证中的审查与核实，直接涉及到对当事人实体权利的认定。笔者依据有关法律规定并结合自己公证业务实践，围绕公证过程中的审查范围与核实义务谈一点自己的看法和建议。
【关键词】公证制度；审查范围；核实义务
一、公证制度概述
公证制度起源于古罗马共和国时期的代书人制度，中国古代曾存在大量“私证”，而真正意义上的公证制度出现在民国时期。《公证法》颁布后明确规定了公证是一种证明活动，国家和法律认可其文书具有证据效力、强制执行力和特定法律构成要件效力，由其产生的纠纷属民事纠纷，同时亦明确了公证造成损失时由公证机构承担相应的赔偿责任。
拉丁公证联盟专家曾说过：“设立一个公证机构，就减少一个法院”。由此可见，具有上述性质的公证行为的存在对于建立健康有序的社会规范具有重要意义。而这种具有强制执行性质的活动只有经过严格的审查与核实，才能在实现公证制度降低社会成本、提高社会效益价值的同时，确保公民权利的保护和救济。
二、公证审查与核实义务概述
1、公证审查概述
公证审查，是指在公证机构受理当事人的公证申请后，制作公证书之前，对当事人申请公证的事项及其所提供的证明材料进行调查、核实的活动。公证员必须审查当事人的身份和行使权利、履行义务的能力;审查当事人申请公证的事实和文书以及有关文件是否真实、合法。公证人员应当通过询问证人，调取书证、物证、视听资料、现场勘验、进行鉴定等方式认真收集证据。公证人员询问当事人和有关证人时，应告知其权利、义务、法律责任和注意事项，并制作谈话笔录。当事人对申请公证的事项负有举证责任，应当向公证处如实陈述与公证事项有关的事实，并提供相应的材料。
公证审查是公证程序中最重要、最基本的环节，是确保公证质量的关键所在[1]。公证审查一般实行以下两个原则：
（1）、形式审查原则。是指公证人在办理公证时，其审查义务仅限于当事人身份的真实性、意思表示的真实性及在有法律意义文书上签名、盖章的真实性。但对当事人提交的材料、所作陈述内容的真实性、合法性，公证人没有义务进行审查，也不承担任何法律责任。假如文书内容失实，由当事人自己承担法律责任。适用此类原则的一般为英、美法系国家。
（2）、实质审查原则。公证人对当事人的申请，不仅要进行形式审查，而且要对当事人提交的材料、所作陈述的内容是否真实、是否符合法律规定进行实质审查，并承担相应的法律责任。大陆法系国家一般适用此原则。[2]
我国对公证审查的原则尚未统一，但普遍观点认为应将形式审查与实质审查相结合，根据公证事项、公证方式和办理的惯例来具体适用审查方式[3] 。根据《公证法》第28条的规定不管适用何种审查原则，公证人员对当事人身份的审查是必不可少的。公证人员对公证案件审查的注意义务应达到何种程度？本文认为，应主要从主观和客观两个方面来判断：
（1）、主观上应适用普通合理人标准[4]。也就是说，公证人在进行公证事项审查时在基本知识和专业经验上应具有公证行业内从业人员的平均水平，即一名普通的公证员在审查当事人身份信息时应具有的起码的注意义务。如该公证员“不仅未采取一般人在特定情形下都会采取的措施，而且也未施加一个漫不经心的人在通常情况下也会施加的注意”[5]，则其在主观上必然存在过错。因此，公证人应保持一定的谨慎态度，需对公证涉及的当事人、权利义务关系等进行进一步的调查。
（2）、客观上应适用高度盖然性标准。根据我国《公证法》第23条规定，“证明对象真实、合法”是我国公证的首要目标，而事实上客观真实的事实几乎很难被审查证实。所以为了平衡公证的效益和价值，对于公证人审查的注意义务一般只要求根据可搜集到的证据，能够实现“证据优势”或“法律真实”的高度盖然性即可。如公证人的行为并无违法程序存在，对当事人的材料及真实性也进行了普通合理人的注意义务，则即使出现错证，公证人亦不承担责任。
2、公证核实概念及分析
根据《公证法》第二十九条规定，核实应该是指公证机构对已受理的申请人的公证事项，按照办证规则的规定及审查需求，公证人员认为申请公证的事项及当事人提供的证明材料有疑义的，对有关情况及有关证明材料进行检验、查证，以确认、证实该公证事项及证明材料是否真实及来源是否符合法律规定的活动。
笔者的认为，公证核实的含义可以包括广义和狭义两方面内容：狭义的公证核实是公证审查程序中的一个环节，是公证审查制度的组成部分，核实是对审查的补充、延续和确认。也是决定是否出具公证书的最后环节；广义的公证核实则可以是贯穿于整个公证审查过程的一种方法，例如通过对当事人的观察、对证据之间矛盾的反复比对、排除等方式，公证员根据经验法则、逻辑规则、生活常识和自己的理性良知来自由判断证据和认定事实，最终使公证员达到对当事人提供证明材料及证明事实的内心确认。
无论是广义的核实还是狭义的核实，公证核实的对象都是当事人以外的单位和个人提供有关证明材料。公证核实程序的目的是运用相关方式和手段，通过内心的良知、理性、实践经验来对当事人以外的单位和个人提供有关证明材料进行取舍和判断，以达到内心确认其真实合法有效，从而搭构起最接近客观的事实。打一个比方，当事人提供了各单位出具的证明材料，形成了一个事实，但这个事实只是由当事人自己陈述和相关书证勾勒出的图画，只有经过核实程序，公证人员才能一步一步排除主观和客观等诸多因素的干扰，了解和确认该图画是写实派还是抽象派。
三、我国公证审查、核实的现状及难点
1、我国公证审查的现行状况
除了《公证法》、《公证程序规则》中的基本规定之外，司法部和中国公证协会分别对部分公证事项制定了具体的细则和指导意见，内容涉及遗嘱公证、开奖公证、证据保全公证、房屋委托书公证、夫妻财产约定协议公证、具有强制执行效力债权文书公证及出具执行证书等方面。对这些公证事项的审查义务已有较为清楚的规定，公证员办理这些公证，可以直接参照有关规定。
在我国，公证员进行公证大部分是实质审查，只有少部分是进行形式审查。对公证法律制度没有直接规定的情况，确定是进行形式性审查还是实质性审查，主要考虑两个因素。其一，当事人申办公证的目的和用途;其二，客观现实情况。试举几个例子具体来分析。
比如房屋委托书公证，同样一份委托书，当事人可以申请办理签名、印鉴属实证明书公证，也可以申办委托书公证。前一种属于认证型事项公证，无需特别审查委托行为的意思表示是否真实;而后一种则属于公证型事项的范畴，需要对委托人委托行为意思表示的真实性进行审查，并根据指导意见的有关规定，对处分房屋的当事人的处分权进行实质性审查。在申请受理阶段做好公证事项的定性工作，对审查工作的顺利进行具有不可替代的基础性作用。同样的申请内容，根据当事人办证目的与用途的不同，审查的内容和审查的程度可能就不一样。
再如未婚保证书公证，事实上我们很难审查当事人真实的婚姻状况。依据有关婚姻制度的规定，办理结婚登记只需要到当事人一方的户籍所在地即可。在目前婚姻信息还没有实现全国联网的情况下，仅凭一张婚姻登记机构的婚姻状况证明，不能绝对反映出当事人的真实情况。既然确认不了当事人的婚姻状况，对于保证书的内容又怎么能谈得上核实其真实性呢?当事人的意思表示是否与实际情况一致又应当如何核实呢?所以，未婚保证书公证的审查应当被定性为认证型事项审查，并且对未婚保证书的内容和形式进行形式性审查。公证员仅对当事人在保证书上的签名和签署日期的真实性进行确认并负责，保证书的内容是否与实际情况一致不在审查范围之内，只要没有明显的违法和虚假之处，形式上合法了就可以认为已经尽到了审查义务。
2、公正核实内容及难点
（1）公证核实义务的内容
核实程序虽然在办理公证程序中必不可少，但是在行使的过程中也应当谨慎尽到核实义务。从《公证法》第二十九条的立法旨意来看，公证核实权既是公证机构的一项权利，同时也是一项义务，两者兼而有之，义务的分量更重一些。应当进行核实的情况有二：一是，公证机构按照《公证程序规则》的规定需要核实；二是，公证机构对当事人申请的公证事项或提供的证据材料有疑义。公证员要根据自己的判断来确定哪些事项和材料有进行核实的必要。
公证机构核实只能以存在的事实和材料为前提。公证处既无主动收集证据之权利，亦无代当事人补充证据的义务。如果由公证机构代替当事人去核实取证，不仅有违公证的中立原则，而且会大大增加公证处的核实取证负担和错证风险，长此以往甚至影响到公证行业的公信力。
（2）公证核实权行使的难点
在办理公证的过程中，当事人向公证处提供虚假证明材料，故意隐瞒事实真相，欺骗公证处出具公证书，以达到其获取非法利益的目的的情况屡见不鲜，但又屡查不止。提供伪证的当事人被公证处查出后除了被拒绝公证外，无须承担任何法律后果，另换其他公证处，吸取作假失败的“经验教训”，继续申请办理。在这种情况下，公证核实权的行使显得尤为重要。但是现实情况下，核实程序的进行并不顺利，客观归纳有以下几个方面：
亲属关系证明难以确认。由于我国户籍制度存在一定缺陷，一般成年子女分户登记后，在户籍记载上来无法确认父母子女关系，特别是兄弟姐妹关系、养父母子女关系和继父母子女关系更是难以确认。公证机构向户籍登记机关核实时，往往以户籍制度不健全或者保护当事人隐私为由屡遭拒绝，公证机构向证明出具单位核实时，单位更是以各项理由不予配合。
单位证明的随意性加大了公证机构核实的责任。单位的解体、分立、合并，再加上目前人员流动性增大，造成人事档案管理混乱，基于做好事或单方面相信当事人的陈述，随意盖章出具证明的屡见不鲜。这给核实的过程及结果造成了不利影响。
异地核实难度大。异地核实的情况大部分发生在公证处在办理继承公证中所涉及异地继承人的情况和证明材料需要核实的情况，有的地区路途遥远，核实成本很高，《公证程序规则》第三十三条虽然规定了，公证机构委托异地公证机构核实公证事项及其有关证明材料的权利，但是实践中仍然存在异地公证机构的核实费用和核实责任承担不明、异地公证机构怠于协助等情况。
四、公证审查、核实权行使的对策
在公证过程中进行审查、核实的过程中，尽管存在各种各样客观问题，但公证业务需要发展，公证质量需要保障，公证核实程序就需要得到落实。我在行使核实权的方式方面有以下几点观点：
1、应重视对当事人身份的审查，不能掉以轻心。
对身份证件本身的审查，公证员应根据司法部相关身份审查文件，掌握我国身份证辨别的基本情况。并要求当事人首先提供法定的身份证件原件。如身份证、户口本、护照、军官证等。因特殊原因不能提供直接证据的，应当记明原因，对间接身份证明进行必要的核实或收集的间接证据可以形成完整的证明链。此外，对审查无疑义的身份证件，应当在复印件上加盖审核无疑义确认章，并签署公证员名字。
公证询问笔录中应当有身份审查的记录，结合处分财产的情况，对当事人的出生时间、地点、户籍、住址、现居住地等个人信息进行询问并记入笔录；认为人证相符有疑义的，应当要求当事人补充其他有照片的身份证明材料结合认定；此外，可以在正式文件上要求当事人按手印，以留下当事人不可变更和难以伪造的生物信息，防止签字鉴定的不准确。
2、核实要贯穿公证办理过程的始终，不能把核实程序放到最后一个环节。即在接受咨询、每次审查证明材料、了解当事人的情况的过程中，都对当事人进行认真观察，审慎对待每一个环节，面对当事人多交流、多提问，通过对当事人的语言、表情深入了解当事人。另外在笔录中明确告知当事人提供虚假证明材料骗取公证书的法律责任。
3、在到证明出具单位核实时，找到相关责任人，不必直接表明此行的目的是对证明材料进行核实，可以首先了解该工作人员的姓名，职务等情况，然后询问证明材料内容与所盖印章是否真实，最后再告知需要做核实笔录需要其签字或盖章。以避免因不愿或不同意在公证处核查人员的核查记录上签字或盖章而拒绝核实证明。
公证审查与核实是确保公证质量的重要方式，更是提升和强化公证社会公信力的有力保障。面对当事人的不诚信，创建公证核实的和谐环境不仅需要相关部门的支持，更需我们公证同仁共同努力，以谨慎的态度，运用核实权，尽到审慎的义务，从而保障公证质量，树立公证行业形象我们相信公证核实的明天会更好。
参考文献：
[1]安华、江晓亮主编：《公证操作实务全书》，中国物资出版社1999年版，第136-137页。
[2]]陈晓莉：“公证审查能否突破实质审查原则”，在《中国公证》2003年第1期。
[3]司法部、中国公证协会编：《公证程序规则释义》，法律出版社2006年版，第68-69页。
[4]普通合理人标准即APR，即通常说的合理人标准，在大陆法系国家普通合理人被称为“善良家父”，详见廖焕国：《侵权法上注意义务比较研究》，法律出版社2008年版.p122-152。
[5]王雄杰、俞剑英：“公证职业风险的识别、评估与控制”，载《中国公证》2009年第12期。